Zeitmanagement nach dem Urlaub

Der Schweizer Zeitmanagement-Guru Ivan Blatter ist bestimmt einigen Lesern bekannt. Er ist Personal Trainer, Keynote-Speaker und seit 31. August ist auch sein Buch „Arbeite klüger – nicht härter“ erhältlich. Auf ivanblatter.com erhält man zudem nützliche Tipps rund um das Thema Zeitmanagement. Einen Beitrag, der für die Urlaubszeit interessant ist, möchte ich hier aufgreifen.

Wer kennt das nicht? Man kommt frisch erholt aus dem Urlaub retour und es warten hunderte E-Mails im Posteingang. Der einzige Weg, das zu verhindern, ist, auch im Urlaub E-Mails zu lesen und zu bearbeiten. Um sich aber wirklich erholen zu können, ist dieser Vorgang laut Ivan Blatter nicht ratsam. Er schlägt folgende vier Möglichkeiten zum Bearbeiten der Mails nach dem Urlaub vor:

1. Herauspicken: das ist die ineffizienteste Methode, wird aber von den meisten Menschen praktiziert. Die E-Mails werden nach dem Urlaub durchforstet und es werden jene Mails herausgepickt, die einem ins Auge fallen. Das geschieht meist intuitiv oder nach vagen, selbst definierten Kriterien. Der Prozess wird dann wiederholt, bis der Berg einigermaßen abgetragen wurde. Das erweist sich als unglaublich ineffizient und demotivierend und man baut einen Arbeitsrückstand auf, den man noch wochenlang mitträgt.
2. Löschen: die zweite Möglichkeit ist, alle Mails, die im Urlaub eingetroffen sind, zu löschen. Das klingt sehr radikal, ist aber durchaus legitim, wenn der Vorgang vor dem Urlaub entsprechend vorbereitet wird. Es ist ratsam, vor Urlaubsantritt eine automatische Regel einzurichten, die dem Absender signalisiert, dass man auf Urlaub ist und die Mail nicht zugestellt und gelöscht wird. Wenn es dringend ist, wird die E-Mail vom Absender nach dem Urlaub noch einmal verfasst. Dieser Vorgang ist meines Erachtens im Umgang mit Kunden heikel, aus Zeitmanagementsicht aber die effizienteste Methode.
3. Hineinknien: für diese Methode ist etwas Disziplin erforderlich. Sie lässt sich aber gut einteilen. Nach dem Urlaub hängt man noch ein bis zwei Tage zu Hause an und arbeitet den E-Mail-Berg ab. Dies praktizieren vor allem Führungskräfte, die sich bewusst Montag oder Dienstag noch frei nehmen. Hier wird im ersten Durchgang alles gelöscht, was nicht wichtig erscheint und im zweiten Durchgang dann der Rest bearbeitet.
4. Langsam abtragen: Nach dem Urlaub werden alle Mails in einen eigenen Ordner im Postfach verschoben (z.B. „Ferienmails“). Jeden Arbeitstag zu einer festgesetzten Uhrzeit wird der E-Mail-Berg etwas abgetragen. Dies kann als eigener Termin im Kalender festgesetzt werden. So könnte man beispielsweise täglich 20 Minuten nach dem Mittagessen den Berg etwas abtragen. So verkleinert sich die E-Mail-Flut täglich etwas. Wichtig ist, dass man diesen Vorgang konsequent verfolgt.

Grundsätzlich handhabe ich es so, dass für mein Postfach verschiedene Regeln eingerichtet sind, um z.B. Newsletter automatisiert in einen eigenen Ordner zu verschieben. Selbiges kann für Nachrichten eingerichtet werden, wo ich nicht direkter Adressat bin (also als CC oder BCC). Damit wird der E-Mail-Berg ohnehin schon vorgefiltert und die Abarbeitung wird ungemein erleichtert.

(Beitrag erschienen in Leibnitz Aktuell, Ausgabe September 2017)